mappe anlegen

Sofortordnung im Handumdrehen

Ordnung muss sein. Das Ordnungssystem Classei ist ein Sofort-Ordnungssystem oder Schnell-Ordnungs-System, das übliche Ablagesysteme vorteilhaft ersetzt. Es ist Ablagesystem, Ordnungssystem, Aktenorganisation und Schriftgutverwaltung alles in einem. Das Ordnungs-System Classei, auch Sofort-Ordnungssystem oder Schnell-Ordnungs-System genannt, ist eine Abkehr von der üblichen Hebelordner (Akt-, oder Briefordner) und Hängemappen-Registraturen. Es hat sich gezeigt, dass diese teilweise über 126 Jahre alten Registratur-Methoden nicht mehr zeitgemäß sind. Die Hängeregistratur wurde 1893 auf der Weltausstellung in Chicago präsentiert.
Das Classei-Ordnungs-System ist ein neueres Konzept, das sich inzwischen seit Jahren in der Praxis bewährt hat.

Angesichts der Computer-Dokumenten-Management Systeme geht man heutzutage davon aus, dass die genannten überholten Methoden bald ihr Zeitliches gesegnet haben. So hofft man, bald auf alles Papier im Büro verzichten zu können. Die Wirklichkeit bestätigt das derzeitig jedoch noch nicht, denn viele Menschen wollen nicht auf das Papierene verzichten. Zugegeben, der Datenträger Papier hat auch seine Vorteile. Er ist unabhängig vom Computer und den Gefahren die damit einhergehen.

Es ist deshalb legitim, darüber nachzudenken, wie man eine schnelle und vernünftige Ordnung auch in den Papiersachen installieren kann und nicht unbeträchtliche Kostenersparnisse durch Arbeitsvereinfachung, Raum- und Zeitersparnisse  erreichen kann.

Das Classei-Sofort-Ordnungssystem ist ein bewährtes durch REFA-Methodik entwickeltes Verfahren, das erstaunliche Ergebnisse vorweist. Es basiert auf so genannten Ordnungs-Mappen, die mit selbstklebenden Orga-Tabs (Selbstklebereiter) gekennzeichnet in Ordnungs-Boxen abgestellt werden. Der bisher übliche Arbeitsablauf im Büro kann damit grundlegend verbessert werden. So wird z.B. bei der Entstehung und Bearbeitung eines Vorgangs eine Orga-Mappe angelegt, die alle bei der Bearbeitung entstehenden Schriftstücke erfasst. Das nennen wir Sofort-Ordnung. Nach der Bearbeitung sind so automatisch alle Schriftstücke des Vorgangs in der Mappe geordnet aufbewahrt. Eine nachträgliches Ablegen mit Sortieren, Lochen und Abheften entfällt vollständig.

Ein besonderer Vorteil ist dabei, dass das Classei-System mit der Carma-Organizer Software hervorragend zusammenarbeitet. So können im Records-Organizer Folder (entspricht den Orga-Mappen), sowohl für digitale wie physische Akten angelegt werden. Alle Dokumente und Schriftstücke sind damit im Computer bestens verwaltet.

Classei-Ordnungssystem

Alphabetisch nach CLASSEI

Bei der vorgereihten Ordnung stehen die alphabetisch sortierten Orga-Mappen voreinander, nicht hintereinander. So steht z.B. „Coralic“ vor „Biermann“ und „Biermann“ vor „Appelt“. Dieses System hat einen ganz entscheidenden Vorteil: Die Beschriftungen der Orga-Mappen auf den Tabs verdecken sich nicht gegenseitig. Je nach Schriftgröße und Anzahl der Mappen bleiben zumindest große Teile der Bezeichnungen sichtbar.
Beispiel: Eine Orga-Mappe wird mit dem Tab „Appelt“ versehen. Der wird selbstverständlich ganz links bei dem Buchstaben „a“ angebracht. Die zweite Orga-Mappe bekommt den Tab „Biermann“. Der wird um ein Buchstabenkästchen weiter rechts (denn „b“ liegt bekanntlich rechts neben „a“) angebracht. Stellt man nun beide Mappen in nachgereihter Ordnung hintereinander, so sieht man, dass der Tab „Biermann“ von dem Tab „Appelt“ verdeckt wird.
Bei der vorgereihten Ordnung steht die Orga-Mappe mit dem Tab „Appelt“ hinter der Orga-Mappe mit dem Tab Biermann“. Der Tab „Appelt“ ist durch den alphabetisch erstfolgenden Buchstaben „a“ weiter links angebracht als der Tab „Biermann“ mit beginnendem „b“. Somit ist der Reiter „Appelt“ in der vorgereihten Ordnung sichtbar, obgleich die Mappe hinter einer anderen Orga-Mappe steht.  

dreieck

So funktioniert es

Will ich haben

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info@classei.de